Das Telefon klingelt im Minutentakt, während am Empfang Patienten warten: Kaum eine Branche profitiert so sehr von einem Telefonservice wie Arztpraxen. So gelingt die Umsetzung.
In Arztpraxen konkurriert das Telefon permanent mit dem Empfangstresen: Medizinische Fachangestellte sollen gleichzeitig Patienten einchecken, Fragen beantworten und Anrufe annehmen. Das Ergebnis kennen Praxisteams und Patienten gleichermaßen – Dauerbesetzt, gestresste Mitarbeiterinnen und Anrufer, die es irgendwann aufgeben.
Warum das Praxistelefon so oft besetzt ist
Der Großteil der Anrufe in einer Praxis betrifft wiederkehrende Anliegen: Terminvereinbarungen und -verschiebungen, Rezept- und Überweisungswünsche, Fragen zu Öffnungszeiten oder Befunden. Diese Gespräche sind wichtig, erfordern aber selten medizinisches Fachwissen – und genau deshalb lassen sie sich hervorragend auslagern.
Was ein Telefonservice für Praxen übernimmt
Ein externer Service wie Calleno meldet sich mit dem Namen Ihrer Praxis und nimmt die Anliegen strukturiert auf: Wer ruft an, worum geht es, wie dringend ist es, unter welcher Nummer ist der Patient erreichbar? Die Gesprächsnotiz erreicht Ihr Team sofort per E-Mail – Terminwünsche können gesammelt und in ruhigen Minuten abgearbeitet werden, statt den Empfang im Minutentakt zu unterbrechen. Wichtig: Medizinische Auskünfte oder Beratung erteilt ein Telefonservice selbstverständlich nicht; solche Anrufe werden nach Ihren Vorgaben priorisiert und weitergeleitet.
Typische Einsatzszenarien
- Stoßzeiten-Überlauf: Montagmorgen und die Zeit nach der Mittagspause sind Anruf-Spitzenzeiten. Der Service nimmt alles an, was Ihr Team nicht schafft – niemand hört mehr das Besetztzeichen.
- Sprechstunden ohne Empfangsbesetzung: Während Behandlungen, Teambesprechungen oder in der Mittagspause bleibt die Praxis erreichbar.
- Urlaub und Krankheit: Fällt eine MFA aus, bricht die telefonische Erreichbarkeit nicht zusammen.
- Erweiterte Zeiten: Patienten rufen auch abends und samstags an – mit Servicezeiten bis 22 Uhr gehen diese Anrufe nicht mehr verloren.
Datenschutz und Vertraulichkeit
Gerade im Gesundheitswesen gilt: Ein seriöser Anbieter arbeitet auf Grundlage eines Auftragsverarbeitungsvertrags (AVV) nach DSGVO, schult seine Mitarbeiter auf Vertraulichkeit und erfasst nur die Daten, die für den Rückruf nötig sind. Klären Sie diese Punkte vor der Beauftragung – bei Calleno gehört der AVV zum Standard.
Fazit
Ein Telefonservice ersetzt in der Praxis kein Fachpersonal – er gibt ihm die Zeit zurück, sich um die Patienten vor Ort zu kümmern. Die Einrichtung ist unkompliziert: Rufumleitung bei Besetzt aktivieren, Gesprächsleitfaden abstimmen, fertig. Calleno richtet Ihren Praxis-Telefonservice in weniger als 24 Stunden ein.