Grundgebühr, Minutenpreis, Pauschale – die Abrechnungsmodelle von Telefonservices unterscheiden sich stark. Wir zeigen, worauf Sie achten sollten und wann sich welches Modell lohnt.
Wer zum ersten Mal einen Telefonservice sucht, stößt auf sehr unterschiedliche Preismodelle: monatliche Pauschalen, Preise pro angenommenem Anruf, Minutenpreise oder Mischformen. Dieser Beitrag bringt Ordnung in den Markt und zeigt, welche Kosten wirklich entstehen.
Die drei gängigen Abrechnungsmodelle
1. Abrechnung pro Anruf: Sie zahlen einen festen Betrag für jeden angenommenen Anruf – unabhängig davon, ob das Gespräch 20 Sekunden oder 10 Minuten dauert. Das klingt einfach, wird aber teuer, wenn viele kurze Anrufe eingehen: Auch der Werbeanruf, der nach 15 Sekunden beendet ist, kostet den vollen Preis.
2. Monatliche Pauschale: Ein Festpreis deckt ein bestimmtes Anrufkontingent ab. Vorteil: planbare Kosten. Nachteil: Sie zahlen auch in ruhigen Monaten den vollen Betrag, und bei Überschreitung des Kontingents werden oft hohe Zusatzgebühren fällig.
3. Sekundengenaue Minutenabrechnung: Sie zahlen nur die tatsächliche Gesprächszeit, oft kombiniert mit einer kleinen Grundgebühr. Dieses Modell ist am fairsten, weil kurze Gespräche auch nur wenige Cent kosten. Calleno rechnet zum Beispiel sekundengenau ab – ab 0,52 € pro Gesprächsminute, je nach Paket mit Grundgebühren zwischen 0 und 49,90 € im Monat.
Versteckte Kosten erkennen
Achten Sie beim Vergleich auf diese Punkte: Einrichtungsgebühren (bei seriösen Anbietern häufig kostenlos), Mindestlaufzeiten, Kosten für die Weiterleitung der Gesprächsnotiz, Aufpreise für Wochenend-Erreichbarkeit und Gebühren für zusätzliche Empfänger oder Rufnummern. Ein niedriger Minutenpreis nützt wenig, wenn jede Zusatzleistung extra berechnet wird.
Vergleich: Telefonservice vs. eigene Empfangskraft
Eine eigene Teilzeitkraft am Empfang kostet inklusive Lohnnebenkosten schnell über 1.500 € im Monat – und ist trotzdem nur zu festen Zeiten erreichbar, wird krank und hat Urlaub. Ein Telefonservice mit Minutenabrechnung kostet bei typischem KMU-Anrufaufkommen von wenigen Stunden Gesprächszeit im Monat meist nur einen niedrigen zwei- bis dreistelligen Betrag. Dazu kommt: Der Service nimmt auch mehrere Anrufe gleichzeitig an, was eine einzelne Person nie leisten kann.
Rechenbeispiel
Ein Handwerksbetrieb erhält 120 Anrufe im Monat mit durchschnittlich 2 Minuten Gesprächsdauer, also 240 Gesprächsminuten. Im Calleno-Paket Silber (19,90 € Grundgebühr, 0,54 €/Min) ergibt das 19,90 € + 129,60 € = 149,50 € netto im Monat – für professionelle Erreichbarkeit von Montag bis Samstag, 8 bis 20 Uhr, inklusive Gesprächsnotizen in Echtzeit.
Fazit
Die sekundengenaue Abrechnung ist für kleine und mittlere Unternehmen fast immer das wirtschaftlichste Modell. Prüfen Sie neben dem Minutenpreis vor allem Einrichtungskosten, Laufzeiten und die enthaltenen Leistungen. Und: Testen Sie den Anbieter – bei monatlich kündbaren Verträgen wie bei Calleno gehen Sie kein Risiko ein.